Toute entreprise possède une liste de contacts bien complète qui regroupe les coordonnées de ses différents clients ou des collaborateurs avec qui elle travaille. Mais, tous ces renseignements doivent être intégrés dans un répertoire pour plus de facilité.
Mais, un répertoire de quel type exactement ? Celui au format papier ou celui plutôt digital ? Cette question qui se pose n’est pas anodine et est plutôt sensée. Nous allons donc vous guider pour que vous puissiez choisir le meilleur pour votre entreprise. Il y en a forcément un des deux qui répondra plus favorablement à vos conditions de travail et à celles de vos collègues.
En lien avec vos besoins professionnels.
Tout d’abord, choisir entre le répertoire papier ou digital implique de prendre en compte vos besoins professionnels. En effet, les répertoires téléphoniques pour professionnels doivent vous apporter une aide dans le quotidien de votre travail.
Votre choix s’orientera donc vers l’un ou l’autre en fonction de la nature du métier que vous exercez. Par exemple, si, plusieurs fois par semaine, vous devez vous déplacer, le répertoire au format papier vous correspondra mieux. Pratique et au format poche, il vous accompagne partout où vous le souhaitez pour noter vos contacts précieux.
Par contre, encore à titre d’exemple, si vous restez souvent au bureau, que votre travail est plutôt statique, opter pour le répertoire digital ou numérique est une bonne solution car, vous pouvez le remplir depuis votre ordinateur.
Répertoire téléphonique : un choix conforme à votre entreprise.
Dans la même optique, choisir un répertoire digital ou papier sera étroitement lié à la taille-même de votre entreprise.
Imaginez que votre société compte moins de dix salariés. Ce cas est alors adapté à la solution du répertoire papier. Chaque employé pourrait en posséder un et y noter précieusement les renseignements qui concernent chaque client. Ce format papier fera parfaitement l’affaire pour les PME, par exemple, ou les indépendants.
Le répertoire téléphonique excel aussi nommé répertoire numérique pourra être choisi, à contrario, par des grandes entreprises qui possèdent différents collaborateurs en France et à l’étranger. Ces sociétés embauchent un grand nombre de salariés. L’idée serait de posséder un répertoire commun pour que chacun des membres puisse le consulter à tout moment.
Une différence de saisie.
Comment donc choisir entre un répertoire papier et un répertoire digital ? Tout simplement en préférant le type de saisie qui correspond à chacun des modèles.
En effet, pour le répertoire papier, la saisie est purement manuelle. Il y a donc des inconvénients car, cette saisie peut paraître longue et fastidieuse pour les professionnels qui utilisent ce type de répertoire.
Par contre, avec le digital, cette même saisie est plus facile grâce au clavier d’ordinateur et à l’adaptation de certains logiciels comme Excel qui permettent la création d’un répertoire pertinent et efficace en peu de temps.
Le choix de la facilité.
Opter pour un répertoire digital ou au format papier relève donc du choix de la facilité en fonction de votre métier.
En bref, le digital est le plus simple à mettre en place avec, une saisie purement numérique rapide. Avec l’aide d’un ordinateur, vous y gagnerez en productivité surtout s’il s’agit de votre outil principal de travail.
Mais, si vous êtes amené à voyager pour rencontrer vos futurs clients, le répertoire papier sera donc votre allié pratique qui vous suivra partout !